In deze paragraaf trekken we de lessen ten aanzien van procesmanagement en eindigen we met een tiental lessen die specifiek gelden in integrale, duurzame, gebiedsgerichte interactieve projecten. Deze lessen zijn toegespitst op gemeenten: wat kan een gemeente doen om een project in goede banen te leiden? Uiteraard is goed procesmanagement een noodzakelijke (maar niet voldoende!) voorwaarde voor het bereiken van kwalitatief goede resultaten.

Over procesmanagement bestaan boekenkasten vol met literatuur. Toch gaat het heel vaak juist op dit vlak niet goed in projecten. In een onderzoek van GIDO is nagegaan waaraan dat ligt. De conclusie was dat niet meer oplossingen moesten worden aanbieden, maar hulp moesten worden geboden bij het stellen van de juiste vragen. Dit heeft geleid tot het boekje “Gebiedsontwikkeling. Hoe pak ik dat aan?” over de procesaanpak aan de hand van vijf vragen: Waarom, Waar, Wat, Wie en Hoe?

Ervaringen uit de pilots

In alle projecten hebben de initiatiefnemers tegen de stroom in moeten roeien. Dat is niet eenvoudig. Het vraagt om procescompetenties om de juiste personen voortdurend aan te spreken; in het samenwerkingsproces met veel partijen het creatieve compromis te kunnen zien en de juiste wegen te kunnen bewandelen voor financiering en ondersteuning. Persoonlijke drive, zo hebben we geconstateerd, is cruciaal. Deze manier van werken betekent vaak een cultuurverandering voor de sectoren binnen het gemeentelijk apparaat en elders. Pogingen om de organisatie te veranderen, zijn veelal weinig succesvol gebleken. De meest succesvolle initiatiefnemers slaagden erin om in alle sectoren een informeel netwerk op te bouwen van mensen die het initiatief steunen en mee willen werken: het verbinden van bevlogen personen (een “netwerk van maatjes”). Langs deze lijnen kunnen coalities gesmeed worden terwijl men via de officiële, organisatiegerichte route vastloopt.

Een van de belangrijkste bevindingen betreft de noodzaak van een verbindingsofficier naast de projectleider. Waar de projectleider vooral met zijn / haar project bezig is, kan de verbindingsofficier de relaties met de projectomgeving bespelen. Dat is nodig voor de continuïteit en voor een lerende organisatie. Het blijkt telkens weer dat beide functies niet in één persoon kunnen worden verenigd.

Tien tips voor gemeenten voor goed procesmanagement

Specifiek voor gemeenten geven wij nog een top 10 met tips en aanbevelingen voor een goede aanpak van een project:

1. Begin met een oriëntatiefase, waarin helder wordt wat de startpositie is van waaruit je wilt werken. Wil je de aanpak inbrengen in reeds lopende initiatieven, stel dan goed vast wat de nulpositie is, zowel inhoudelijk als procesmatig. Succesfactoren bij de start zijn:
  a. Gevoel van urgentie (bijvoorbeeld door meervoudige problematiek).
  b. Er ligt nog weinig vast aan visie en standpunten en oude afspraken of contracten.
  c. Enkele bevlogen enthousiastelingen bij verschillende actoren; bij voorkeur ook in de politiek.

2. Baken het gebied ruimtelijk af en maak een analyse van de actoren die in of bij het gebied belangen hebben.

3. Betrek alle relevante actoren zo vroeg mogelijk in het proces en maak een onderscheid tussen actoren die alleen komen halen en die komen “halen en brengen”.

4. Wees creatief in de werkvormen waarin je actoren betrekt; zoek vormen waarin mensen persoonlijk betrokken worden. 

5. Stel de gemeentelijke inhoudelijke en financiële randvoorwaarden vast waarbinnen het project/proces moet opereren. Dit vraagt om een strategische visie die het kader biedt voor het project en door de betrokken stakeholders gevuld kan worden.

6. Begin als gemeente niet met het zelf inhoudelijk invullen van de term “duurzaamheid”, maar begin met aan te sluiten bij wat bewoners, bedrijven en andere in het gebied werkzame organisaties belangrijk vinden voor de leefkwaliteit van “hun” gebied en sluit daar bij aan.

7. Stimuleer een vertaling in concrete (deel)projecten die op korte termijn ook resultaat opleveren in termen van merkbare of meetbare verbetering in de leefomgeving. Stimuleer dat het eigenaarschap van de deelprojecten bij verschillende actoren komt te liggen en niet alleen bij de gemeente.

8. Als het project eenmaal loopt wordt de projectleider vaak geheel in beslag genomen door het project en het proces. Zorg ervoor dat naast de projectleider een persoon als “verbindingsofficier” werkt, die ervoor waakt dat de verbinding met de omgeving van het project onderhouden wordt.

9. Zoek een intervisie/leernetwerk op van projectleiders en bestuurders die in andere gemeenten met hetzelfde type projecten bezig zijn en organiseer regelmatig intervisiebijeenkomsten. Maak gebruik van kennis en ervaring die in gelijksoortige projecten is opgedaan. Betrek ook kenniscentra voor ondersteuning; bouw ook daar een netwerk bij op. Studenten kunnen bijvoorbeeld rendementsonderzoek als stageopdracht uitvoeren.

10. Kleine stapjes verhogen de kans op continuïteit. Ook kleine stapjes zijn een succes. Besteedt aandacht aan het vieren van successen en het in beeld brengen van het rendement van de inspanningen; dit verhoogt de kans op continuïteit.